Wenn wir hier von Fehlern in Rechnungen sprechen, sind keine Rechtschreibfehler oder falsch gesetzte Satzzeichen gemeint. Sofern der Sinn der Rechnung, der Empfänger und der Betrag stimmen, müssen Sie diese Rechnung auch nicht korrigieren. Wenn Sie Wert auf eine fehlerfreie Buchführung legen, können Sie die Rechtschreib- oder Interpunktionsfehler in der Rechnung korrigieren. Anschließend stellen Sie die fehlerfreie Rechnung mit einer neuen Rechnungsnummer sowie einer Stornorechnung aus, um den Betrag nicht doppelt in der Buchführung zu haben.

Fehlende Angaben

Etwas problematischer ist es, wenn auf der Originalrechnung Pflichtangaben fehlen, die Rechnung falsch adressiert oder die Steuernummer falsch ist. In diesem Fall müssen Sie eine neue Rechnung ausstellen bzw. eine korrigierte Fassung erstellen. Auch hier können Sie dann eine Stornorechnung schreiben und eine neue Rechnung mit einer neuen Rechnungsnummer aufsetzen. Als Alternative können Sie ein Korrekturschreiben aufsetzen, in dem der Fehler richtig gestellt wird, also beispielsweise ein Schreiben mit der richtigen Steuernummer. Ob das funktioniert, hängt von der Schwere des Fehlers ab.

Falscher Betrag

Ein häufiger aber sehr unglücklicher Fehler ist es, wenn Sie den falschen Betrag auf der Rechnung angegeben haben. Das weitere Vorgehen hängt dann davon ab, ob der Kunde den Betrag bereits bezahlt hat. Ist das nicht der Fall, können Sie einfach eine korrigierte Rechnung mit der richtigen Summe verschicken. In der Korrektur nehmen Sie Bezug auf die falsch aufgestellte und geben den richtigen Betrag an. Ansonsten kann es sein, dass die korrigierte als neue Rechnung aufgefasst wird. Dies gilt auch für die Stornierung. Hier muss klar hervor gehen, welche Rechnung storniert werden soll.

Wurde die Rechnung bereits beglichen, hängt Ihr Vorgehen davon ab, ob der Kunde zu viel oder zu wenig bezahlt hat. Am einfachsten ist es, wenn Sie die Rechnung stornieren, den Betrag zurück überweisen und anschließend eine neue Rechnung aufsetzen. Dann stimmt die Buchhaltung wieder. Alternativ können Sie bei zu viel bezahltem Geld auch eine Gutschrift ausstellen. Mit dieser Gutschrift können Sie dem Kunden das zuviel bezahlte Geld zurück überweisen, um die Buchhaltung wieder ins Reine zu bringen.

Lückenlose Buchführung

Wichtig ist in jedem Fall, dass die Buchhaltung für eine mögliche Prüfung lückenlos sein muss. Das heißt, dass die Rechnungen in aufsteigender Nummer ausgewiesen sein müssen. Daher müssen korrigierte Rechnungen, Gutschriften oder Stornorechnungen immer einen klaren Bezug haben, um nachvollziehbar zu sein.