Eine grundlegende gesetzliche Regelung für Mahnungen gibt es nicht. Um einen säumigen Zahlen mahnen zu können, muss dieser in Zahlungsverzug kommen. Wann das konkret der Fall ist, hängt auch mit der Formulierung der Rechnung zusammen. Eine erste Mahnung oder Zahlungserinnerung, die eine deutliche Aufforderung zur Begleichung des säumigen Betrags beinhalten muss, ist gesetzlich nicht vorgeschrieben, sofern auf der Rechnung ein Fälligkeitsdatum vermerkt wurde. Dies kann ein konkretes Datum sein, ein Zeitraum nach Erhalt der Rechnung oder eine Bestimmung, z.B. 10. Kalenderwoche oder 14 Tage nach Erhalt der Rechnung. Ansonsten gerät er 30 Tage nach Warenerhalt bzw. Erbringen der Dienstleistung in Zahlungsverzug.
Form
Eine bestimmt Form ist bei der ersten Mahnung nicht vorgeschrieben. Die Zahlungserinnerung kann schriftlich in Form eines Briefs, Fax oder E-Mail verschickt werden oder auch mündlich oder telefonisch übermittelt werden. Damit Zahlungsverzug eintritt, ist formell nur eine Mahnung erforderlich. Allerdings hat es sich in der kaufmännischen Praxis eingespielt, bis zu drei Mahnungen zu verschicken, bevor rechtliche Schritte eingeschlagen werden. Gerade bei langjährigen Partnern ist es oft besser, einmal mehr zu mahnen, um diesen nicht als Kunden zu verlieren.
Formulierung
Wie erwähnt muss jede Mahnung eine deutliche Zahlungsaufforderung beinhalten. Weiter sollten Sie die Nummerierung der Mahnung aufführen. (1. Mahnung, 2. Mahnung,…). Zudem sollte die Mahnung immer Rechnungsnummer, Datum und die entsprechende Fälligkeit der ursprünglichen Rechnung beinhalten. Zudem sollte auf der Mahnung ebenfalls eine Frist formuliert werden, bis zu der die Rechnung beglichen werden muss. Versuchen Sie in jedem Fall, bei der ersten Mahnung freundlich auf die säumige Zahlung hinzuweisen.
Weiteres Vorgehen
Wenn Sie vorhaben, nur eine Mahnung zu verschicken, sollten Sie in dieser bereits auf die rechtlichen Konsequenzen hinweisen. Vom Gesetz aus ist nur eine Mahnung notwendig, um anschließend die sämige Rechnung eintreiben lassen zu können. Dann sollten Sie aber auch sicher gehen, dass der Schuldner die Mahnung erhält, entweder indem Sie diese per Einschreiben schicken oder den Empfang des Mahnschreibens persönlich quittieren lassen. Einige Schuldner leugnen den Erhalt der Mahnung, was rechtlich auch nur schwer beweisbar ist. Durch das Quittieren gehen Sie hier auf Nummer sicher.
Sofern Sie sich dazu entschlossen haben, eine zweite oder dritte Mahnung zu schicken, sollte diese neben der fortlaufenden Nummerierung die gleichen Inhalte und Zahlungsaufforderung beinhalten. Zudem können Sie eine Säumnisgebühr, Bearbeitungsgebühr aufschlagen, oder weitere Kosten, die aufgrund der Mahnung entstanden sind. Dazu gehören typischerweise Portokosten, Verzugszinsen, Kosten für einen beauftragten Rechtsanwalt, Gerichtskosten für Mahnbescheid und Kosten für Mahnschreiben nach Eintritt des Verzuges (gerichtlich anerkannt sind hier 2,5 EURO je Mahnung) Ab der 3. Mahnung sollten Sie spätestens mit rechtlichen Konsequenzen drohen, um den Schuldner von der Ernsthaftigkeit der Situation zu überzeugen. Weiter können Sie einen gerichtlichen Mahnbescheid beantragen oder ein Inkassounternehmen mit dem Eintreiben des fehlenden Geldes zu beauftragen. Die Kosten dafür muss der Schuldner tragen.
