In vielen Büros stehen häufiger Schreibtische leer als voll. Viele Firmen zahlen weiterhin hohe Mieten und Energiepreise, obwohl die Teams nur an wenigen Tagen gleichzeitig im Büro sind. Diese Diskrepanz erzeugt Kosten ohne erkennbaren Nutzen und führt zu Frust bei den Mitarbeitern. Unternehmen stehen deshalb vor der Frage, wie sie ihre Flächen effizienter nutzen können, ohne dass die Qualität und die Zusammenarbeit darunter leiden.
Arbeitswelt im Wandel fordert neue Raumkonzepte
Die Art, wie Menschen arbeiten, hat sich in den letzten Jahren stark verändert. Präsenzzeiten und Homeoffice wechseln sich ab und Mitarbeiter nutzen Büros anders als noch vor einigen Jahren. Dort, wo früher feste Schreibtische täglich belegt waren, stehen heute viele Arbeitsplätze an mehreren Tagen ungenutzt. Diese Entwicklung stellt Unternehmen vor Herausforderungen. Räume, die gebaut wurden, um Teams dauerhaft zusammenzubringen, werden nicht mehr im gleichen Umfang gebraucht. Gleichzeitig entstehen an Tagen, an denen viele Mitarbeiter präsent sind, Engpässe bei Besprechungsräumen und konzentrierten Arbeitsbereichen. Das erzeugt Reibungspunkte im Arbeitsalltag und führt dazu, dass Mitarbeitende ihre Aufgaben nicht optimal erfüllen können.
Ein genauer Blick auf die Daten zur Raumnutzung hilft dabei, zu verstehen, wo Leerstand entsteht und wo es Engpässe gibt. Unternehmen, die auf transparente Zahlen setzen, erkennen Muster in der Belegung. Mit diesen Erkenntnissen lassen sich Flächen bedarfsgerecht anpassen. Digitale Werkzeuge zur Erfassung von Nutzung und Auslastung spielen dabei eine große Rolle. Eine Desk Sharing App kann helfen, freie Plätze zu verwalten, Besprechungsräume zu buchen und Mitarbeitenden ein Gefühl von Planbarkeit zu geben.
Digitale Planung schafft Struktur und Flexibilität
In der Praxis funktioniert eine solche Anwendung meist über eine zentrale Plattform, auf der Mitarbeitende verfügbare Arbeitsplätze oder Räume einfach reservieren können. Die App zeigt in Echtzeit an, welche Plätze belegt sind und wo freie Kapazitäten bestehen. So lässt sich die Anwesenheit besser verteilen und der vorhandene Raum effizienter nutzen. Für international agierende Teams bietet das einen zusätzlichen Vorteil. Mitarbeitende, die zwischen Standorten wechseln oder regelmäßig reisen, können ihre Arbeitsplätze schon im Voraus buchen und sicherstellen, dass sie bei Ankunft einen passenden Platz vorfinden.
Auch für Unternehmen mit verteilten Teams schafft diese Art der digitalen Steuerung einen gemeinsamen organisatorischen Rahmen. Ob in München, Madrid oder Mailand – alle greifen auf dasselbe System zu, sehen denselben Belegungsstand und können ihre Tage im Büro entsprechend planen. Das fördert die Abstimmung über Zeitzonen hinweg und reduziert Konflikte um verfügbare Ressourcen.
Nutzungsmuster sichtbar machen
Ein entscheidender Vorteil der datenbasierten Analyse liegt darin, dass sie greifbare Handlungsmöglichkeiten eröffnet. Wer seine Büroflächen gezielt beobachtet und die tatsächliche Nutzung misst, erkennt schnell, wann und wo Kapazitäten gebraucht werden. Praktisch umgesetzt bedeutet das, Belegungsdaten systematisch zu erfassen – etwa durch digitale Buchungssysteme, Sensoren oder einfache Anwesenheitstools. Diese Informationen zeigen, welche Bereiche regelmäßig ausgelastet sind und wo Flächen dauerhaft ungenutzt bleiben. So entsteht ein realistisches Bild der Arbeitsgewohnheiten, das weit über subjektive Einschätzungen hinausgeht.
Wird diese Transparenz konsequent genutzt, lassen sich Räume schrittweise anpassen. Arbeitsplätze können flexibel zugewiesen, Besprechungsräume besser geplant und konzentrierte Arbeitszonen gezielt eingerichtet werden. Entscheidend ist, die Analyse nicht als einmaliges Projekt zu verstehen, sondern als laufenden Prozess, der sich am tatsächlichen Verhalten der Mitarbeitenden orientiert.
