1. Die richtige Software
Egal ob Angestellter oder Selbständiger, wer seine Fahrtkosten mit dem Firmenwagen steuerlich absetzen möchte, muss ein Fahrtenbuch führen. Die einfachste Methode für viele ist das Standard-Statistikprogramm „Excel“ im Windows Office-Paket. Doch wie das Hessische Finanzgericht in seinem Urteil vom 23. Januar 2009 festgelegt hat, sind Fahrtenbücher, die in Excel verfasst sind, nicht zugelassen. Auch wenn sie noch so genau geführt wird, gilt eine Excel-Datei als Fahrtenbuch nicht anerkannt. Daher muss man ein Fahrtenbuch entweder handschriftlich oder mit einer zugelassenen Fahrtenbuch-Software verfasst werden.
2. Die wichtigsten Angaben
Damit ein Fahrtenbuch anerkannt wird, muss jeder gefahrene Kilometer lückenlos dokumentiert werden. Dies kann relativ aufwendig werden, wenn man den Firmenwagen auch für private Kurzstrecken zum Supermarkt benutzt, oder um die Kinder zur Schule zu bringen. Damit man die dienstlichen Fahrten absetzen kann, muss man sich diese Mühe aber machen. Dabei müssen bei jeder Fahrt folgende Angaben gemacht werden:
- Datum
- Kilometerstand zu Beginn der Fahrt
- Reiseziel
- Reisezweck
- Aufgesuchter Geschäftspartner bzw. Veranstaltung
- Kilometerstand am Ende der Fahrt
- Wurden auf der Strecke große Umwege gefahren, beispielsweise aufgrund von Straßensperrungen, müssen diese unvorhergesehenen Umstände ebenfalls genau angegeben werden.
Bei Privatfahrten sind der Kilometerstand zu Beginn und am Ende der Fahrt sowie die Kennzeichnung als Privatfahrt ohne genaue Zielangabe in der Regel ausreichend.
3. Zeitnah verfassen
Wichtig ist zudem, das Fahrtenbuch zeitnah zu verfassen. Dies gilt vor allem, wenn man das Buch online schreibt. Laut dem Finanzgericht Niedersachsen ist die zeitnahe Erstallung des Fahrtenbuchs sogar dringend erforderlich. In der Praxis ist dies oft nur schwer möglich, wenn man das Fahrtenbuch mit einer Computer-Software erstellt und mehrere Tage unterwegs ist. Hier ist es erforderlich, sobald man erneuten Zugang zu einem Rechner hat, die verpassten Fahrten sofort einzutragen, um die lückenlose Auflistung der Fahrten zu gewährleisten.
