Das Übel mit den Emails geht zu einem guten Teil auf unsere Erziehung zurück. Die Email als die moderne Form des Briefes appelliert geradezu an unser Anstandsgefühl, prompt zu antworten. Dabei ist die Email ganz und gar nicht mit dem „guten alten Brief“ zu vergleichen. Oder haben Sie im Prä-Email-Zeitalter täglich Dutzende, wenn nicht gar hunderte Briefe erhalten? Doch es gibt Abhilfe gegen die Email-Flut.
Tipps gegen den Zeitdieb Email
Prioritäten setzen
Wer es nicht schafft, seine Emails sofort zu bearbeiten (oder das gar nicht möchte), sollte seinen Posteingang nach Wichtigkeit sortieren. Bei Microsoft Outlook etwa kann man Emails in verschiedene sechs verschiedene Farb-Kategorien stecken. Sofern Sie bei der Farbauswahl stringent vorgehen (z.B. „rot“ für Projekt A, „blau“ für Projekt B etc.), fällt Ihnen das Sortieren der wichtigsten Mails sehr viel leichter. Emails einfach als „ungelesen“ zu markieren, hilft dagegen wenig, weil gerade ältere Emails so allzu oft versickern.
Altlasten beseitigen
Viele Emails, die in unserem Posteingang landen, betreffen uns eigentlich gar nicht. Hierzu zählen vor allem Newsletter, die irgendwann einmal abonniert wurden, weil sie ja möglicherweise eines schönen Tages einmal relevant sein könnten. Solche Mails sollten Sie in stressigen Situationen ungelesen löschen. Oder aber Sie beenden gleich das Abonnement. Das verhindert das lästige „Pling“ in stressigen Phasen und lässt Sie konzentriert weiterarbeiten.
Unnötige Dialoge im Keim ersticken
Verfassen Sie Emails hermetisch, also so, dass die Chancen auf eine ausführliche Rückantwort oder eine Gegenfrage minimal sind. Denn gerade das ständige Fortführen von Dialogen kostet Zeit und Nerven. Beantworten Sie am besten alle möglichen Rückfragen gleich in Ihrer ersten Mail.
Kurz fassen
Lange Emails provozieren lange Antworten. Auch wenn es sich bei der Email um einen „elektronischen Brief“ handelt, müssen Sie nicht die gleichen geschliffenen Umgangs- und Höflichkeitsformen wie in einem Brief an den Tag legen. Kurze Sätze sind besser als Schachtelsätze. Kausalzusammenhänge müssen nicht groß und breit dargelegt werden. Weiterer Vorteil von kurzen Mails: Sie schrecken den Empfänger nicht ab. Lange Mails werden dagegen oft erst später gelesen oder aufgrund der Länge nur überflogen. Wer kurz schreibt, bekommt dagegen oft eine schnelle und vor allem kurze Antwort.
Nicht zu höflich
Gewisse Umgangsformen sind im Emailverkehr vonnöten, keine Frage. Siezen etwa ist ein Muss. Kein Muss sind dagegen floskelhafte Höflichkeitsformen. Eine Email ist (s.o.) schließlich kein Brief.
Präzise Antworten
Sie können enorm viel Zeit sparen, indem Sie in der Antwortmail die Punkte aus der empfangenen Mail nacheinander, kurz und bündig abhandeln.
Zahl der Empfänger klein halten
Ein Empfänger bedeutet, dass Ihnen eine Person zurückantworten kann. Das ist ein überschaubarer Zeitaufwand. Zehn Empfänger erhöhen die Möglichkeit einer Rückantwort um den Faktor zehn. Und schon kommen Sie aus dem Lesen und Beantworten kaum noch heraus. Halten Sie den Kreis der Empfänger daher immer so klein wie möglich. Lässt sich ein großer Empfängerkreis nicht umgehen, sollten Sie die Email nur an die Protagonisten direkt adressieren. Den Rest sollten Sie cc setzen, das reduziert deren (gefühlte) Antwortverpflichtung.
Sparsamer Einsatz von Fragezeichen
Jedes Fragezeichen provoziert eine Rückantwort. Seien Sie also sparsam. Vor allem Fragen, die sich eigentlich von selbst beantworten, sollten Sie gar nicht erst stellen. Auch Rückversicherungen provozieren oft unnötige Rückantworten. Besser ist es, von Fakten zu sprechen. Handelt es sich doch um eine falsche Annahme, wird der Gegenpart darauf reagieren.
Scherze und Emoticons vermeiden
Das Problem des geschriebenen Wortes ist, dass Ironie und Witze nur schwer erkannt werden. Das stiftet oft Verwirrung und kann weitere Emails nach sich ziehen, um Klarheit zu schaffen oder im schlimmsten Fall die Wogen zu glätten. Auch Emoticons im Stile von ;-) liefern da keine Abhilfe – zumal sie gerade in Geschäfts-Emails unprofessionell wirken.
