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Ich war´s nicht

Die Kunst, Verantwortung im Unternehmen zu übernehmen

Verantwortung zu übernehmen scheint nicht beliebt zu sein – im Arbeitsleben wie im Alltag. Schnell und bequem lässt sich die Verantwortung auf andere schieben. Dies gilt im Besonderen für negativen Verantwortlichkeiten, beispielsweise wenn ein Projekt platzt oder ein Kunde Unzufriedenheit äußert.
Auch bei weitreichenden Entscheidungen tun sich die meisten Führungskräfte schwer – werden sie doch zur Rechenschaft gezogen, wenn ihre Entscheidungen sich als nicht förderlich herausstellen. Andererseits wird oft die Gehaltsforderung eines Managers damit begründet, dass auch die Verantwortung größer sei. Warum haben dann Manager offensichtlich Angst davor, diese Verantwortung wahrzunehmen und Entscheidungen zu treffen? Was bedeutet das überhaupt, Verantwortung? Zuallererst ist Verantwortung die Zuschreibung einer Pflicht also einer Aufgabe für etwas oder jemanden. Eine höhere Instanz verleiht diese Verantwortung, im Gegenzug kann die Instanz auch die Erfüllung der übertragenen Pflichten einfordern. Der Verantwortliche erscheint gegenüber der Instanz rechenschaftspflichtig. Eine unzureichende Pflichterfüllung hat immer Konsequenzen, positive wie negative. Welche Spielregeln gilt es für eine erfolgreiche Wahrnehmung der Verantwortung zu beachten?

Verantwortung explizit übergeben

Bei der Übergabe von Verantwortung kommt es auf einen klaren Auftrag an. Dieser enthält im besten Falle die Pflichten, den Zweck und die erstrebenswerten Ziele. Auch die Grenzen der Verantwortung sollten deutlich aufgezeigt sein. Die Realität sieht oft anders aus: Nicht selten übertragen Mitarbeiter Verantwortung auf Zuruf mit einem lapidaren „mach mal…“. Oft findet eine Auftragsklärung gar nicht statt oder es bestehen Vorannahmen nach denen mehr oder minder willkürlich gehandelt wird. Dies führt innerhalb von Unternehmen oft zu Konflikten und Schuldzuweisungen.                              

Erste Regel: Ohne klaren Auftrag kann Verantwortung nur schwer übernommen werden.

Gesundes Pflichtbewusstsein

Im Rahmen der übergebenen Verantwortung sorgt der Verantwortliche für die Erfüllung seiner Pflichten. Dabei kann er im Rahmen der gesteckten Ziele und Grenzen frei über

Prioritäten und Mittel zur Pflichterfüllung entscheiden. Die Grenzen des Pflichtbewusstseins bilden vor allem drei Faktoren:

1.            Können: Der oder die Verantwortliche benötigt für die Erfüllung der Pflichten bestimmte Fähigkeiten. Fehlen diese, bleibt die Aufgabe nicht oder nur unzureichend erfüllt. Der Verantwortliche ist hier in der Pflicht, die erforderlichen Fähigkeiten zu erwerben.

2.            Wollen: Auch wenn das nicht bei allen Pflichten in gleicher Weise gelingt, so ist es dennoch der Sache förderlich, Verantwortung an Personen zu vergeben, die die damit verbundenen Pflichten auch mit der nötigen Motivation angehen. Nichts schadet dem Ergebnis mehr als der fehlende Wille.

3.            Dürfen: Die Freiheit, bei der Pflichterfüllung über die Mittel und Wege zur Zielerreichung entscheiden zu können, gibt dem Verantwortlichen die nötige Flexibilität. Zur Pflichterfüllung darf es darüber hinaus nicht an der nötigen Autorität fehlen. Diese muss dem Verantwortlichen mit auf den Weg gegeben werden. Fehlt diese Autorität, beispielsweise weil Entscheidungen immer wieder von der nächst höheren Instanz getroffen oder gar revidiert werden, dann entpuppt sich der Verantwortliche schnell als zahnloser Tiger.

Zweite Regel: Wer Verantwortung übernimmt, braucht die nötigen Freiheiten und ausreichend Macht. 

Dritte Regel: Verantwortung übernimmt nur, wer auch entscheidet und konsequent handelt.

Offene Kommunikation

Wer Rechenschaft ablegen will oder soll, muss vor allem informieren. Der Verantwortliche sorgt aktiv dafür, dass Pläne, Status, Fortschritte und Hindernisse den Mitarbeitern und der Führungsebene bekannt sind und nicht nur ihm selbst. Im Unternehmensalltag geschieht das in Form von Berichten –  Rechenschaft ablegen hat jedoch oft den Charakter der Rechtfertigung. Statt einfach zu berichten, verleitet diese Situation zum Erfinden von Ausreden. Häufig geht es dann nur noch darum, warum es mit der Erfüllung der Pflichten nicht so recht funktioniert hat. Darüber hinaus verschleiert eine oftmals undurchsichtige Detailtiefe den Status. Die zu bewältigenden Herausforderungen erscheinen als unüberwindliche Hindernisse. Nach dem Motto: Tarnen, Täuschen und Türmen.

Vierte Regel: Wer verantwortlich ist, sorgt für Klarheit und hat keine Angst vor schlechten Nachrichten.

Fünfte Regel: Verantwortliche beteiligen sich niemals am beliebten so genannten „Fingerpointing“.

Pflichten haben Konsequenzen

Für den Verantwortlichen muss die Erfüllung seiner Pflichten ebenso Konsequenzen haben wie die Nicht-Erfüllung. Ein Lob für eine gute Leistung gehört ebenso zu den möglichen Konsequenzen, wie eine klare Ansage bei unzureichender Pflichterfüllung. In den meisten Fällen sollte es jedoch darum gehen, was in Zukunft besser gemacht werden kann und wie dies zu erreichen ist. Schließlich geht es nicht darum, einen Sündenbock zu suchen, sondern gesteckte Ziele zu erreichen. Auf allen Ebenen halten sich Mitarbeiter zu oft und zu lange am vermeintlichen Fehlverhalten Einzelner auf. Dabei hat es nur sehr selten einen tatsächlichen Nutzen, sich mit der Schuldfrage zu beschäftigen. In den weitaus meisten Fällen lässt sich verantwortungsvolles Handeln durch die gemeinsame Arbeit an den Grundregeln einfordern.

Sechste Regel: Wer Verantwortung übernimmt, fordert Feedback ein und wächst an den Aufgaben.

Autor Dr. Roland Fleischer

Dr. Roland Fleischer ist einer der Geschäftsführer der aretas GmbH in Aschaffenburg, die er 2010 gemeinsam mit Martin Beims und Nico Kroker gründete. Seit der Gründung beschäftigt sich Dr. Fleischer schwerpunktmäßig mit dem Aufbau von Serviceorganisationen. Seit 1999 agierte er bei verschiedenen, deutschlandweit wirkenden IT-Dienstleistern als Projektleiter und Berater in den Bereichen Service Management, Strategie- und Portfoliogestaltung. Er war als Senior Management Consultant, Chief Architect sowie als Trainer tätig. Bei der aretas GmbH verantwortet Dr. Fleischer neben seinen Aufgaben als Managementberater die Themen Portfolio und Strategie.
Dieser Beitrag stammt von und dem business & more-Team